De kans is groot dat je de term PDCA wel eens hebt gehoord. Misschien op je werk. Misschien in een meeting waar iemand zei: “Laten we dit even in een PDCA zetten.” En dan knik je braaf, terwijl je eigenlijk denkt: ja oké… maar wat betekent het nou echt?
De PDCA-cyclus is een simpele methode om processen, projecten en zelfs je eigen werk slimmer te verbeteren. Het is geen ingewikkeld managementding. Het is juist een soort praktische routine: plannen, uitvoeren, controleren en verbeteren. En het mooie is: je kunt het overal op toepassen. Van een marketingcampagne tot een sporttraining. Of zelfs je huishouden.
In deze blog leg ik de PDCA-cyclus uit in normale mensentaal. Met voorbeelden. En vooral: hoe je hem goed gebruikt zonder dat het een papieren tijger wordt.
Alles op een rijtje
Wat is de PDCA-cyclus?
De PDCA-cyclus staat voor Plan – Do – Check – Act. Het is een cyclus (dus: je blijft hem herhalen) die helpt om stap voor stap te verbeteren. De methode wordt wereldwijd gebruikt in kwaliteitsmanagement en procesverbetering.
De basis van PDCA komt uit het werk van W. Edwards Deming, en wordt daarom ook wel de “Deming Cycle” genoemd. Op de website van ASQ (American Society for Quality) wordt dit ook uitgelegd als een van de bekendste methodes voor continue verbetering: ASQ – Plan-Do-Check-Act (PDCA).
Het is dus geen trend. Het is een bewezen aanpak die al decennia meegaat.
Waarom werkt de PDCA-cyclus zo goed?
Omdat het je dwingt om niet alleen te “doen”, maar ook te leren.
Veel organisaties (en mensen) blijven hangen in actie. Druk zijn. Taken afvinken. Maar zonder checkmoment blijf je dezelfde fouten herhalen. Of je merkt pas na 6 maanden dat iets niet werkt.
De 4 stappen van PDCA uitgelegd
1. Plan (plannen)
De “Plan”-fase is waar het allemaal begint. Dit is het moment waarop je bepaalt:
- wat je wil verbeteren
- waarom dat belangrijk is
- wat je precies gaat doen
- hoe je succes gaat meten
In deze fase stel je dus ook KPI’s of meetpunten vast. Anders kun je later niet checken.
Voorbeeld (werk):
Je webshop heeft veel winkelwagenverlaters. Je plant een test met kortere checkout en meet het verschil in conversie.
2. Do (uitvoeren)
In de Do-fase voer je het plan uit. Maar let op: het idee is niet dat je meteen alles omgooit.
PDCA-cyclus werkt het best als je klein begint. Eerst testen. Eerst proberen. Dan pas opschalen.
Dat sluit aan bij hoe lean en continue verbetering werken: liever kleine verbeteringen dan één gigantische verandering die mislukt.
Voorbeeld (persoonlijk):
Je probeert twee weken lang vaste slaapuren, zonder meteen je hele leven om te gooien.
3. Check (controleren)
Dit is de fase waar PDCA-cyclus écht het verschil maakt.
Je kijkt of het werkt. En je doet dat op basis van data, feedback en observatie. Niet op basis van “gevoel” of “het leek wel beter”.
In de Check-fase stel je vragen als:
- hebben we bereikt wat we wilden?
- wat ging goed?
- wat ging niet goed?
- wat viel op?
De ASQ benoemt ook dat PDCA draait om meten.
4. Act (bijsturen en verbeteren)
De Act-fase is de stap waar je op basis van de Check-fase een beslissing neemt:
- doorgaan en standaardiseren
- aanpassen en opnieuw proberen
- stoppen en een ander plan maken
Als iets werkt, maak je het een standaard. Als iets niet werkt, leer je ervan en pas je het aan.
ISO beschrijft PDCA ook als een continue verbeterloop: je blijft verbeteren, niet één keer. Dat past bij hoe kwaliteitsmanagementsystemen zoals ISO 9001 zijn ingericht: ISO – ISO 9001 overview.
Lees ook:
Een simpel voorbeeld van PDCA (zonder managementtaal)
Stel: jouw team heeft last van rommelige meetings.
Plan:
Je spreekt af: agenda vooraf + maximaal 30 minuten + eindigen met actiepunten.
Do:
Je test dit 3 weken.
Check:
Je vraagt het team: waren meetings korter? Duidelijker? Minder frustratie?
Act:
Het werkt? Dan wordt dit de standaard.
Het werkt niet? Dan pas je aan. Bijvoorbeeld: minder deelnemers of vaker asynchroon.
Zo simpel is het eigenlijk.
PDCA wordt vaak verkeerd gebruikt (en dan is het waardeloos)
Even eerlijk: PDCA heeft ook een slechte naam. En dat komt meestal doordat mensen het verkeerd inzetten.
De meest gemaakte fouten:
- Plan is te vaag (“we gaan verbeteren”)
- Do is te groot (alles tegelijk veranderen)
- Check wordt vergeten (geen meting, geen feedback)
- Act wordt overgeslagen (niets wordt echt aangepast)
- PDCA wordt een document in plaats van een gewoonte
Als je PDCA gebruikt als “administratie”, gaat het niks opleveren. Als je het gebruikt als routine, is het goud.
Waar kun je PDCA voor gebruiken?
PDCA is super breed toepasbaar. Bijvoorbeeld voor:
- marketingcampagnes (testen, meten, verbeteren)
- SEO (content plaatsen, rankings checken, aanpassen)
- klanttevredenheid
- productieprocessen
- persoonlijke gewoontes (sport, slaap, focus)
- teamafspraken en samenwerking
Je kunt PDCA zelfs gebruiken voor je eigen ontwikkeling. Bijvoorbeeld: hoe je presenteert, hoe je communiceert, of hoe je omgaat met stress.
Tot slot
De PDCA-cyclus is geen ingewikkelde managementtool. Het is een praktische manier om slimmer te werken en stap voor stap te verbeteren. Je plant iets. Je probeert het. Je checkt of het werkt. En je stuurt bij.
En het mooiste? Je hoeft niet perfect te starten. PDCA werkt juist omdat je elke ronde een beetje beter wordt.
FAQ
Wat betekent PDCA?
PDCA staat voor Plan, Do, Check, Act. Het is een methode om continu te verbeteren door te plannen, uit te voeren, te meten en bij te sturen.
Is PDCA alleen voor bedrijven?
Nee. Je kunt PDCA ook gebruiken voor persoonlijke doelen zoals gezonder leven, productiever werken of minder stress.
Wat is het verschil tussen PDCA en DMAIC?
DMAIC is een Six Sigma-methode en vaak meer data-gedreven en uitgebreid. PDCA is simpeler en sneller toepasbaar.
Hoe lang duurt één PDCA-cyclus?
Dat hangt af van het onderwerp. Het kan een dag zijn, maar ook een maand. Voor veel verbeteringen is 2 tot 4 weken een mooie cyclus.
Wat als je Check overslaat?
Dan doe je eigenlijk geen PDCA. Dan ben je gewoon bezig. De Check-fase is nodig om te leren en echt te verbeteren.